Personal Assistant to General Manager (m/f/n)

Bringst du Leidenschaft und Expertise in deinem Bereich mit und strebst stets
nach Exzellenz? Arbeitest du gerne im Team und setzt auf Integrität und Respekt,
während du gleichzeitig Verantwortung übernehmen kannst? Hast du eine
wachstumsorientierte Einstellung? Dann laden wir dich ein, Teil einer Welt
voller Exzellenz und unvergesslicher Erlebnisse zu sein.

Mandarin
Oriental ist der preisgekrönte Eigentümer und Betreiber von luxuriösen Hotels,
Resorts und Residenzen an erstklassigen Reisezielen weltweit, mit einer starken
Entwicklungsperspektive. Zunehmend anerkannt für die Schaffung einiger der
begehrtesten Immobilien der Welt, steht die Gruppe für legendären Service, der
von asiatischen Werten inspiriert ist, während sie gleichzeitig an der Spitze
der luxuriösten Erlebnisse steht.

Das Mandarin Oriental, Vienna, befindet
sich in einem historischen Gebäude und bietet 138 Zimmer und Suiten, ein
elegantes Restaurant, eine exklusive Bar, sowie ein Spa mit Behandlungsräumen,
einem Swimmingpool und einem Fitnesscenter.

Für Veranstaltungen und feierliche Anlässe stehen zudem verschiedene flexibel
gestaltbare Bankett- und Tagungsräume zur Verfügung. Die 22 exklusiven
Residenzen auf den obersten Etagen bieten privaten Zugang zum Dach,
Außenterrassen und atemberaubende Ausblicke auf die Stadt, mit direktem Zugang
zu den Hotelleistungen und dem legendären Service von Mandarin Oriental.

Über die Position

Als Personal Assistant von unserem
General Manager im Mandarin Oriental, Wien bist du Teil des Executive Teams und
für verschiedene Aufgaben verantwortlich. Du berichtest an unseren General
Manager.

Als Personal Assistant für unseren General Manager bist
du für die folgenden Aufgaben verantwortlich:

• Verwaltung
  des Terminkalenders und der Korrespondenz des General Managers.


• Priorisierung der Arbeitslast und Sicherstellung von Fristeneinhaltung.


• Organisation von Meetings und Förderung der internen Kommunikation.


• Bearbeitung von Korrespondenz, Anrufen und Reservierungen.


• Unterstützung bei Projekten und Erstellung von Präsentationen.


• Handhabung von Angelegenheiten während der Abwesenheit des GMs.


• Erstellung von Spesenabrechnungen und Pflege der Kontaktdatenbank.


• Unterstützung von Qualitätsverbesserungen und Aufbau von Arbeitsbeziehungen
  im Hotel.

Als Personal Assistant für unseren General
Manager erwarten wir von dir:

• Einhaltung und Durchsetzung
  der Standards von Mandarin Oriental (u.a. Verhaltenskodex, Nachhaltigkeit,
  Sicherheits- und Gesundheitsrichtlinien sowie Legendary Quality Experience
  Standards, Forbes).
• Ausgeprägte Führungsfähigkeiten und die Fähigkeit,
  Konfliktsituationen zu lösen.
• Eigenständige Problemlösungsfähigkeiten
  und eine selbstständige Arbeitsweise.
• Organisationstalent,
  Belastbarkeit und Flexibilität.
• Fähigkeit, Visionen zu teilen und
  andere zu deren Umsetzung zu motivieren.
• Kontinuierliche Suche nach
  neuen und besseren Wegen zur Verbesserung der Abläufe.
• Hohe
  Qualitätsbewusstsein, hervorragende Umgangsformen und gepflegtes
  Erscheinungsbild.
• Offenheit, Verantwortungsbewusstsein und
  Teamgeist.

Unsere Angebote für dich:

• Lernen & Entwicklung: Dein Erfolg ist unser Erfolg. Wir
  gestalten einzigartige Lern- und Entwicklungsprogramme, die auf verschiedene
  Phasen deiner Karriere abgestimmt sind, damit du kontinuierlich wachsen
  kannst.
• MOstay: Wenn du so hart arbeitest wie unsere
  Kollegen, ist es wichtig, sich auch eine Auszeit zu nehmen.
  
  Als Mitglied der #MOfamily kannst du weltweit in unseren Hotels übernachten. Das
  MOstay-Programm bietet dir kostenlose Übernachtungen sowie attraktive Raten für
  dich und deine Angehörigen.
• Gesundheit & Wohlbefinden der
  Kollegen: Die richtige Work-Life-Balance zu finden, ist wichtig. Dein
  Wohlbefinden liegt uns am Herzen. Wir bieten unseren Kollegen weltweit eine
  Vielzahl an Gesundheits- und Wellnessprogrammen.
• Kostenlose
  Mahlzeiten: Diese Initiative fördert das Wohlbefinden der Mitarbeiter,
  indem wir dir während deiner Arbeitstage praktische und nahrhafte Mahlzeiten
  bieten.
• Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel
  (€461,00): Im Rahmen unseres Engagements für Nachhaltigkeit bieten wir
  einen Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel an.

Das
kollektive Mindestbruttomonatsgehalt für diese Position beträgt €
2.263,00
Die Bereitschaft, ein höheres Gehalt je nach Qualifikation und
Berufserfahrung anzubieten, besteht.

Wir sind ein Fan. Du auch?

***

Personal Assistant to General Manager
(m/f/d)

Mandarin Oriental Vienna is looking for a Personal
Assistant to our General Manager to join our Engineering Team.

Are you
a master of craft?

Do you thrive in a team that succeeds together, demonstrating integrity
and respect while acting responsibly? Do you embrace a growth mindset? We invite
you to become a fan of the exceptional.

Mandarin Oriental is
the award-winning owner and operator of some of the most luxurious hotels,
resorts, and residences located in prime destinations worldwide, with a strong
development pipeline. Increasingly recognised for creating some of the world’s
most sought-after properties, the Group provides legendary service inspired
by Asian heritage whilst representing the very cutting-edge of luxury
experiences.

The Mandarin Oriental, Vienna, located in a historic
building, offers 138 rooms and suites, an elegant restaurant, a sophisticated
bar, as well as a spa with treatment rooms, a swimming pool, and a fitness
center. The property also features a selection of flexible meeting and banquet
rooms, perfect for special occasions.

The 22 exclusive residences on the top floors offer private rooftop access,
outdoor terraces, and stunning city views, with direct access to hotel
facilities and Mandarin Oriental’s legendary service.

About
the job

Based at the Mandarin Oriental Vienna within
the Engineering Department in Vienna, the Personal Assistant to General Manager
is responsible for various duties. The Assistant to General Manager reports
to the General Manager.

As a Personal Assistant to General
Manager, you will be responsible for the following duties:

•
Managing the General Manager’s calendar and correspondence

• Prioritizing
workload and ensuring deadlines are met

• Organizing meetings
and facilitating internal communication

• Handling correspondence, calls,
and reservations

• Supporting projects and preparing presentations

• Managing matters during the General Manager’s absence

• Preparing
expense reports and maintaining the contact database

• Supporting quality
improvement initiatives and building working relationships within the hotel

As a Personal Assistant to General Manager, we expect from
you:

• Adherence to and enforcement of Mandarin Oriental
standards (e.g., Code of Conduct, Sustainability, Safety & Health Guidelines,
and Legendary Quality Experience Standards, Forbes).
• Strong leadership
skills and the ability to resolve conflicts.
• Independent problem-solving
abilities and a self-reliant work approach.
• Organizational skills,
resilience, and flexibility.
• Ability to share a vision and motivate others
to achieve it.
• Continuous pursuit of new and better ways to improve
processes.
• High awareness of quality, excellent manners, and a well-groomed
appearance.
• Openness, responsibility, and team spirit.

Our
commitment to you:

• Learning &
  Development: Your success is our success. We craft unique learning
  and development programmes for various stages in your career so that you grow,
  continuously.
• MOstay: When you work as hard as our
  colleagues do, it’s important to take time off. As a member of the #MOfamily,
  you can stay with us wherever you go in the world. The MOstay programme offers
  complimentary nights and additionally attractive rates on rooms for you and your
  loved ones.
• Heath & Colleague Wellness: Finding
  the right work-life balance is important.
  
  Your wellbeing matters to us. A variety of health benefits and wellness
  programmes are offered to all our colleagues, globally.
• Free
  meals: This initiative is designed to enhance employee well-being
  by providing convenient and nutritious meal potions throughout your day
  at work.
• Public transport ticket support (€461.00):
  As part of our commitment to promoting sustainability, we offer public transport
  ticket support.

The collective minimum gross monthly
salary for this position is €2.263,00. There is a willingness to offer a higher
salary depending on qualifications and work experience.

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